Análise de custos: como otimizar recursos financeiros com a análise de dados
No mundo empresarial, a gestão financeira requer uma abordagem estratégica que pode se beneficiar muito com a análise de dados.
Francisco Souza é formado em administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte, e hoje atua como analista administrativo e financeiro na beAnalytic.
No mundo empresarial, a gestão financeira requer uma abordagem estratégica que pode se beneficiar muito com a análise de dados.
Podemos dar partida nessa temática considerando duas premissas muito importantes para o financeiro das empresas:
Mesmo a área financeira sendo baseada em números, eles não bastam para trazer excelência à gestão das empresas;
E, mesmo envolvendo receitas, não há uma receita de bolo para o devido gerenciamento financeiro, pois todo caso é um caso.
Antes de mais nada, se faz imprescindível o registro dos dados em algum sistema financeiro ou em planilhas, para que possam ser visualizados, acompanhados e alterados, se necessário, mirando a tomada de decisão mais efetiva possível.
Mas, como tirar os devidos insights desses dados para traçar um planejamento e orçamento financeiro adequado?
No newsletter de hoje vou apresentar um olhar estratégico direcionado a essa área, de modo que consigamos aperfeiçoar a utilização destes recursos através da análise de dados.
Métodos para análise de custos em diferentes áreas de negócio
Para início de conversa, a análise de custos é uma estratégia que pode ser adotada visando um maior domínio do que está envolvido nos gastos alocados para a devida produção e prestação de serviços, ou seja, tendo à sua disposição informações de fácil acesso que proporcionem um conhecimento detalhado dos valores atrelados a cadeia de processos da empresa.
Objetivando traçar as melhores decisões e obter, como consequência, os resultados estipulados, essa análise deve estar diretamente ligada ao planejamento tratado anteriormente, com o controle realizado de forma recorrente.
Assim, é possível medir o desempenho das atividades, junto à rentabilidade individual ou geral, promovendo maiores detalhes e enriquecendo o pensar para as ações que devem se seguir.
Como mais utilizados, temos três métodos de custeio: por absorção; direto ou variável; por atividades:
📌 Custeio por absorção
Sem considerar os custos fixos ou variáveis, este método incorpora todos os custos associados à produção do produto ou à oferta do serviço. Dessa forma, os gastos são divididos ou alocados entre todos os produtos ou serviços.
📌 Custeio direto ou variável
Nesse método, apenas os custos diretos de produção referentes a um período específico serão levados em conta. A finalidade desse método de custeio é discernir de maneira distinta entre os custos fixos e variáveis.
📌 Custeio baseado em atividades:
Também conhecido como ABC (Activity-Based Costing), esse método leva em consideração as ações executadas que resultaram em despesas na atribuição de recursos aos produtos fabricados ou aos serviços fornecidos.
Isso engloba a análise de recursos, atividades e os próprios produtos ou serviços. As atividades desempenhadas na produção do bem ou serviço desempenham um papel fundamental na determinação dos custos.
É necessário analisar o tipo de negócio que a empresa representa e escolher o método de custeio que melhor se adapta a ela antes de implementá-lo.
A escolha pode depender de diversos fatores, como o setor de atuação, o modelo de produção e outros elementos relevantes, portanto, faça uma avaliação criteriosa
Uma ação indispensável que irá auxiliar na análise de custos é a divisão dos próprios centros de custos, podendo também ser divididos pelos setores da empresa, por exemplo. Neles serão registradas todas as receitas e despesas que estão relacionadas às suas responsabilidades.
Identificação de oportunidades de redução de custos
Para garantir a sustentabilidade a longo prazo do empreendimento, é fundamental realizar análises de cenário que abranjam o presente, o médio, e o longo prazo, levando em conta os efeitos das decisões a serem tomadas e os critérios estabelecidos.
Três pontos muito importantes a se observar nessa etapa são o correto mapeamento de processos, a própria organização das informações e a utilização da tecnologia.
🗺 Processo de mapeamento
O processo de mapeamento pode revelar, por exemplo, estágios de operação que se tornaram obsoletos ou que não contribuem para a qualidade do produto ou serviço, tornando mais fácil a identificação de custos que muitas vezes não são evidentes no cotidiano.
É crucial enfatizar que, por meio da melhoria da qualidade, vários processos de análise podem ser conduzidos, como a identificação de não conformidades, o que proporciona uma visão clara das etapas que precisam ser aprimoradas para o contínuo aperfeiçoamento da empresa.
Isso tem um impacto direto nos custos, pois permite a detecção de ineficiências, compras excessivas de materiais desnecessários ou mesmo desperdício de recursos.
No entanto, vale destacar que a implementação desse processo pode requerer investimentos a médio ou longo prazo, mas os benefícios em termos de redução de custos tendem a ser consideráveis e satisfatórios
🗂 Organização empresarial
A organização empresarial, por sua vez, desempenha um papel significativo na redução de custos, pois auxilia no estabelecimento de metas de crescimento, investimentos, contratações, gerenciamento de contas a pagar e receber, entre outras áreas-chave.
Ademais, mantém as finanças em ordem e contribui para evitar despesas com correções monetárias, o que, por sua vez, resulta em economias. Ter uma compreensão clara dos recursos disponíveis e das áreas prioritárias para investimento também aprimora a eficácia da gestão.
💻 Tecnologia
Quanto à tecnologia, os investimentos e a possibilidade de aproveitar ao máximo as ferramentas adquiridas representa uma estratégia eficaz de redução de custos.
Essas soluções permitem que os empreendedores automatizem processos e controles, simplificando a gestão e reduzindo a ociosidade no trabalho, uma vez que o acesso rápido e eficiente às informações empresariais é viabilizado.
Além disso, a digitalização de documentos e processos desempenha um papel de modernização. A substituição de documentos em papel por arquivos eletrônicos resulta em economias relacionadas à impressão, armazenamento físico e transporte, ao mesmo tempo em que facilita o acesso e a busca por informações.
Avaliação do retorno sobre investimento (ROI) de projetos e iniciativas
Tratando-se deste indicador, ROI é a sigla para o termo em inglês "Return On Investment", que, como o próprio nome indica, possibilita calcular o lucro ou prejuízo obtido pela empresa a partir dos investimentos realizados em diversas áreas.
Essa métrica oferece uma visão clara do resultado obtido em cada nova iniciativa, como quantificar os gastos relacionados à aquisição de novas ferramentas e treinamentos. Isso possibilita a identificação dos investimentos que são vantajosos e a otimização daqueles que já estão dando resultados, visando melhorar ainda mais seu desempenho.
Na seguinte fórmula: ROI = (Receita - Custo)/Custo , temos como receita todos os recursos financeiros que são gerados como resultado do investimento analisado e, como custos, todos os gastos que a empresa realiza em busca da receita como resultado.
Como exemplo, podemos imaginar uma empresa tendo uma receita de cem mil reais e seu custo inicial de investimento tenha sido quarenta mil reais:
ROI = (100.000,00 - 40.000,00)/40.000,00
ROI = 1,5
Nesse caso, o retorno sobre o investimento foi de 1,5 vezes o investimento inicial. Ou, se multiplicarmos por 100, entendemos que houve 150% de retorno.
Dessa forma, monitorar esse indicador é importante, pois permite que a empresa estabeleça metas realistas, com base em resultados anteriores e também ajuda a identificar o tempo necessário para que os investimentos se traduzam em ganhos em cada área. Outrossim, os investidores também levarão em conta o ROI ao avaliar uma empresa, pois é fundamental para determinar o potencial de lucratividade do investimento.
Para finalizar, entendemos que cada minuciosidade é relevante nesse processo de análise e quanto maior for o conhecimento disponível, mais eficaz será a gestão dos recursos financeiros. Isso pode gerar a oportunidade de aprimorar sua competitividade no mercado, fortalecendo-se para lidar com eventuais desafios financeiros internos ou situações de crise mais amplas.
Isso se traduz em melhorias na produtividade, redução de custos e, como resultado, na conquista de resultados mais positivos.
Há várias abordagens para conduzir uma análise de custo eficaz e cada empresa deve descobrir o método mais adequado às suas necessidades. Portanto, é de extrema importância dedicar tempo a análises cuidadosas e precisas.